Опубліковано Трав 19, 2023 • Оновлено Трав 22, 2023

Презентація: Як бути почутим

Нещодавно я стикнувся з необхідністю презентувати результати своєї роботи на досить високому рівні. Так трапилось, що мені довелось доповідати мачюрній команді. Я підготував презентацію і був готовий, але мій колега порадив мені дуже цікаву книгу щодо самої презентації як такої. Я перерив багато інформації, додав трошки з своєї практики і систематизував все для вас. Тому пропоную сьогодні в рубриці #задротствозбородатим ми поговоримо про таку тривіальну але таку складну річ, як презентація. Погнали!

Дуже часто бувають ситуації, коли ви прекрасно провели дослідження, знайшли багато корисної інформації та інсайтів про користувачів, покращили досвід юзера, тощо. Робота проведена прекрасно — лишилось тільки презентувати все стейкхолдерам та команді і вішкривати шампанське 🍾

І ось ви приходите на сінк, починаєте презентувати, в роті сухо, руки тремтять і стейкхолдер не задоволений, ви в собі не впевнені, презентація не ідеальна, команда позіхає і їм не цікаво. Тому після закінчення колу, ви йдете пити не шампанське, а заспокійливе.

Висновок простий — крім того, що дизайнер повинен вміти робити дослідження, малювати гарну UI та взаємодіяти з командою, супер-важливим скілом є саме вміння класно презентувати результати роботи. Як каже один мій знайомий дизайнер “Треба продати ідею”. І як саме її продати, пропоную сьогодні розібратись, як ми любимо — по-задротськи. 🥸

Якщо ви не хочете читати статтю далі, то ось вам головна теза:
Щоб змусити людей вас слухати, треба їм говорити правду у вигляді історії та супроводжувати все віжуалом!

Якщо ж вам потрібна конкретика і задротство, то давайте читати далі і розбиратись у всьому разом.

Для чого взагалі проводити презентацію?! Все просто — ви є носієм певних знань і хочете допомогти іншим дізнатись те, що ви дізнались, побачити речі, які бачите ви. Вам необхідно так провести презентацію, щоб ваші слухачі подивились на світ так, як ви. Наче все просто, але і для звичайної презентації є свої правила.

Щоб донести свою думку, вам необхідно говорити та показувати, адже:

Правда привертає увагу слухача;
Історія викликає розуміння та дозволяє емпатувати;
Графічна частина утримує фокус слухача та не дозволяє відволіктись.

💡 ПРАВИЛО 1: Говоріть правду!

Ми пізнаємо правду не тільки розумом, а й серцем.
Блез Паскаль

Ніколи не брешіть вашій аудиторії, говоріть лише правду, адже немає швидшого та ефективнішого способу втратити довіру аудиторії, ніж понти. Поза тим, існує 3 види правди, які одночасно уживаються в ваших слухачах:

Інтелектуальна правда — Наша голова каже: “Я думаю, що це правда”
Емоційна правда — Наше серце каже: “Я вірю, що це правда”
Фактична правда — Інформація, яка в нас є, каже: “Факти підтверджують, що це правда”

Не всі види правди є рівноцінними, адже речі, у які ми ВІРИМО, важливіші за речі, які ми ЗНАЄМО і найменш важливими є саме ФАКТИ. Тому:

Вдала презентація дає змогу ділитися новою інформацією
Прекрасна презентація змінює те, що ми знаємо
Надзвичайна презентація змінює те, у що віримо

Як дизайнери, ми вже знаємо, що в будь-якому продукті завжди є цільова аудиторія з своїм певним набором pains/gains. Це ті люди, до яких ми апелюватимемо і чию увагу намагатимемось захопити, чиї проблеми будемо закривати за допомогою продукту. Тож коли ми готуємось до презентації, варто використати цей підхід і зрозуміти, хто буде наша ЦА під час презентації. Хто вони — ті люди, яким ми розповідатимемо, що їм важливо і чого вони очікують? Тут вам стане у нагоді ваша мапа стейкхолдерів і опис кожної ключової особи.

Дуже доречним тут буде нагадати, щодо кількох психологічних особливостей, які треба приймати до уваги, коли ви досліджуватимете вашу ЦА:

Люди не люблять, коли їм вказують, що робити, але всі люблять, коли їх ідеї підтримуються. Тож не будьте занадто наполегливим, а “ведіть аудиторію за ручку” і мʼяко підштовхніть до потрібних висновків. Це дуже схоже на роботу психолога — хороший психолог не скаже вам, що треба робити — він поставить вам потрібні питання та ви самі прийдете до необхідних і правильних висновків.
Не йдіть на поводі ваших стейкхолдерів. Не намагайтесь їм догодити і підтвердити всі тези замовника, а мʼяко пояснюйте та донесіть свою думку, адже саме для цього презентації і відбуваються.
Не презентуйте, якщо вам немає чого розповісти нового. Очевидні речі, звичайно ж, проговорювати корисно, але скликати мітинг на 20 людей для цього — не логічно.

Коли ви знаєте вашого користувача на презентації, сформуйте ваш спіч виходячи саме з того, яку інформацію вам треба донести, який саме вид правди найкращий для цієї теми, для моїх слухачів і для мене (серце/голова/інформація)?

Усі презентації враховують 3 головні елементи:

Моя ідея: думки, враження, факти, історії, ідеї, проблеми…
Тут важливо розуміти що саме ви хочете сказати? Яка моя ідея?
Я: моя мета, мої надії, погляди, тривоги, відкриття…
Тут важливо — як мене сприймають? Яке враження мені потрібно справити?
Моя аудиторія: склад, досвід, уміння, навички, приховані цілі, мрії, невідомі чинники…
Тут важливо зрозуміти: Хто моя цільова аудиторія? Про що думають люди, які мене слухатимуть? Що їх цікавить?

Тож тепер, коли ви провели пре-діскавері і вже знаєте, кому, що і для чого ви доповідатимете, час переходити до наступного етапу — безпосередньої підготовки презентації.

💡 ПРАВИЛО 2: Розповідайте історію!

Ця частина роботи над презентацією є найбільш важливою, але саме нею найчастіше нехтують. Адже дизайнери мають професійну деформацію і вважають, що результат роботи говорить сам за себе. Але як ми вже казали на самому початку, не важливо, наскільки класно і якісно проведена ваша фаза діскавері, якщо ви не взмозі пояснити результати стейкхолдеру. Саме тому необхідно приділити час вашій презентації та її подачі.

Кожна презентація по суті є оповіддю. А в оповіді є 3 простих правила:

Вона не може тривати нескінченно
Вона не заплутує слухача
Вона не містить випадковостей

Тому на цьому етапі важливо вибудовати оповідь, яка буде послідовна, логічна, скінченна та проведе ваших слухачів та пояснить всю необхідну інформацію.

Загалом, існує всього 4 основні види оповіді і вам треба обрати який підхід ви використаєте під час презентації:

Звіт За допомогою звіту ми змінюємо ту інформацію, яка є в аудиторії. До звітів можна віднести:

Нарада з поточних питань
Фінансовий звіт
Квартальний звіт
Презентація проекту

Пояснення За допомогою пояснення ми даємо аудиторії нові знання та можливості. До пояснень відносяться:

Наукова робота
Кулінарне шоу
Лекція в університеті

Пропозиція За допомогою пропозиції ми спонукаємо слухачів до нових дій. Прикладами пропозицій можуть бути:

Співбесіда
Комерційна пропозиція
Запуск нового продукту

Драма За допомогою драми ми змінюємо погляди нашої аудиторії. Драма мотивує та впливає на емоції. Прикладами драми є:

Напутня промова
Проповідь
Виступ на TED Talks

Для побудови вашої оповіді, використовується так звана “горизонтально-вертикальна модель” — коли в оповіді є певний хребет, який спрямовує презентацію вперед та додаткові історії, які збагачують її подробицями.

Як побудувати оповідь?

Ми починаємо з короткого викладу нашої основної ідеї.
На цьому етапі ми розповідаємо з якою проблемою ми стикнулись і яку ми вирішували надалі.
Потім накреслюємо хребет нашої оповіді.
Тут ми розповідаємо які дії ми здійснювали, які активності проводили тощо.
Додаємо супутні матеріали.
Тут ми додаємо короткі історії, інсайти, цікаві факти — все з чим ми зіштовхнулись під час головної активності, які подробиці ми вважаємо за потрібне розповісти.
Завершуємо оповідь висновками і цінностями.
Останній етап нашої презентації — висновки. Тут ми розповідаємо про результат виконаної роботи, показуємо чому нове рішення краще старого. Обовʼязково треба нагадати, що висновок хорошої презентації показує корисність — щось, що зробить ваш продукт кращим. Якщо ж результат такий як був (або гірший ніж на початку) то варто подумати — можливо ця презентація вам не потрібна, або необхідно ще попрацювати.
Скласти плани на майбутнє.
Цей пункт не є обовʼязковим, але бажаним. Дуже вдалою ідеєю буде показати ваші плани і пропозиції на майбутнє. Наприклад, ви проводите презентацію по фазі дослідження — в такому випадку плани на майбутнє можуть прорости в ваш заповнений беклог.

ЗВІТ

Звіт це презентація сухих фактів. За його допомогою ми змінюємо ту інформацію, яка є в аудиторії. Звіт не тільки містить факти і цифри, він наповнює ці факти сенсом та робить їх зрозумілими і легкими для запамʼятовування.

Звіт це один з найрозповсюдженіших видів оповіді і при цьому він дуже часто буває невдалим, адже ці презентації важко запамʼятовуються та не спонукають до дій. Головним викликом у формуванні презентації тут є викликати цікавість в аудиторії, змусити її легко зафіксувати цифри. Як ми можемо побачити на графіку, звіт має маленьку динаміку основної лінії оповіді (горизонталь) та сухе викладення фактів, з мінімальним заглибленням в деталі (вертикаль). Як ми вже говорили вище, до звітів можна віднести: нараду з поточних питань, щоденний мітинг з командою, фінансовий звіт, аналітику, тощо Будь-який звіт вміщає в собі інформацію:

Чому
Хто і Що
Де
Коли
Як
Скільки

Тобто фактично звіт починається зі вступу (опис проблеми, яку ви вирішували), потім ви послідовно розповідаєте про всі стадії (чому / хто / що / де / коли / як / скільки) і в кінці робите підсумок, який має відповідь на проблему, яка була сформульована на самому початку.

ПОЯСНЕННЯ

Пояснення навчає людей, як щось робити — він дає слухачеві нові знання та можливості. Пояснення легко та невимушено піднімає нашу аудиторію на новий рівень.

Більшість виступів на конференціях, лекцій, виступи в судах, зібраннях, різні кулінарні шоу та захисти наукових робіт — це все пояснення. З графіку видно, що динаміка основної лінії оповіді тут стрімка і сходинко-подібна (горизонталь), а заглиблення в деталі досить велике (вертикаль).

Якщо розібрати схему побудови пояснення, ми можемо побачити чіткі сходинки. Це тому що структура цього виду оповіді така, що все починається з проблеми (ви озвучуєте яку інформацію зараз маєте, з якою проблемою стикнулись і куди прямуєте), потім перша сходинка — опис маршрута (описуєте що саме ви плануєте зробити). Наступні кроки — це ваші активності. Тут ви послідовно розповідаєте що робили — все по порядку — спочатку активність, потім деталі, потім короткий висновок.

Закінчується пояснення підведенням загального підсумку та акцентом на тому, со саме ви досягли, який результат отримали і наскільки він покриває сформульовану на початку проблему.

Як ви вже розумієте, пояснення завжди краще спрацьовує ніж звіт, адже має подробиці і більшу динаміку. А головне в пояснені — більша цінність у висновку.

ПРОПОЗИЦІЯ

Пропозиція дає змогу подолати перешкоду. Вона спонукає слухачів до дій, вона дає спосіб розвʼязання проблем.

Левова частка ділових презентацій це саме пропозиції. Адже вони мають чітко сформульовану цінність, мету та call_to_action. До пропозицій можна віднести співбесіду, комерційну пропозицію, пропозицію для інвесторів, політичну агітацію, тощо. З графіку видно, що пропозиція має велику динаміку основної лінії оповіді (горизонталь) та велике заглиблення в деталі (вертикаль).

Початок хорошої пропозиції це знаходження точок дотику з аудиторією та формулювання з цією ж аудиторією проблеми для вирішення. В цьому кардинальна різниця між звітом, поясненням та пропозицією. Тут ваші слухачі залучені і ви разом з ними вирішуєте проблему, наповнюєте оповідь дрібницями.

Перший етап пропозиції це налагодження звʼязку з аудиторією, як ми вже проговорили вище. Після того ви проговорюєте проблему, показуєте можливі варіанти її вирішення. Бажано показувати кілька варіантів і разом з аудиторією прийти до очевидно-найкращого варіанта.

Далі ми закінчуємо доповідь поясненням деталей запропонованого нами вирішення проблеми. І в кінці також підводимо підсумки і пояснюємо, наскільки проблема вирішена, які переваги ми отримали, тощо.

ДРАМА

Драма — це найпопулярніший метод оповіді. Вона спочатку розбиває наше серденько, а потім зцілює його. За допомогою драми, ми змінюємо погляди аудиторії, змушуємо слухача емпатувати та пережити все на собі. В драмі емпатія та відчуття — це наші найголовніші друзі.

До драм можна віднести такі виступи, як: церковна проповідь, настанова спортсменам перед змаганням, монолог головного героя у виставі.

Структуру драми легко зрозуміти, згадавши будь-яку голівудському пригодницьку стрічку:

Головний герой живе своє звичайне життя
Головний герой потрапляє в халепу
Ситуація погіршується з кожним днем
Герой досягає дна — гіршої ситуації уявити важко і тільки диво може врятувати
В останній момент трапляється диво, герой вирішує ситуацію
Happy End — герой повертається на землю, його зустрічають врятовані ним люди, кохана відповідає взаємністю, вони одружуються, заводять дітей, кішку і шнауцера і живуть як герої все життя.

Як ви розумієте, драма це про емоції, про велику динаміку основної горизонтальної лінії оповіді з великою кількістю дрібних детале. Проблема тільки в тому, що драми класно працюють в кіно, театрі та житті і часто не підходять для робочих мітингів.

Коли ви готуватиметесь до своєї презентації, вам доведеться вибрати саме той тип, який ви хочете використати. Звичайно ж, можна комбінувати кілька типів оповідей, але є правила чого робити однозначно не можна під час презентації:

Не можна утворювати “вузли” — допускати, щоб презентація стала занадто складною
Не можна допускати “провисання сюжетної лінії”, щоб ваш виступ не став повільним, не цікавим та млявим
Не можна робити “розриви” — вони розривають вашу оповідь. А як наслідок презентація стає непослідовною.

Після того, як структура виступу вже обрана, вам необхідно підготувати слайди. Вимоги до самих слайдів дуже прості:

Не перевантажуйте слайд інформацією. Ідеальний слайд містить:

Заголовок
Графічне зображення
Короткий текст
Нічого більше

Не пишіть великі блоки текста, адже текст на слайдах — це тези для вашого виступу. Інакше слухач читатиме, а не слухатиме
Вибудовуйте слайди в правильній логічній послідовності
Один слайд = одна ідея
Якщо ідея складна, розбийте її на кілька слайдів
Використовуйте темний фон, якщо ви будете виводити презентацію за допомогою проектора
Використовуйте темний фон, якщо презентація передбачається довгою. Так ви вбережете зір ваших слухачів
Не забудьте про слайд-привітання та слайд-прощання. Адже вітатись, прощатись та дякувати за увагу — це нормально.

💡 ПРАВИЛО 3: Нехай історія буде з картинками!

Згідно останніх досліджень, обробка візуальної інформації займає від 30% до 50% діяльності людського мозку. При чому саме візуальна частина мозку взагалі ніколи не спить.

Людський мозок дуже швидко адаптується і в той же час він завжди шукає невідповідності та подразники. Ви можете впевнитись у цьому — коли ви бачите на вулиці дивно одягнену людину, вам дуже важко не дивитись в її бік. Саме так працює наш мозок. Тому не варто показувати йому презентацію лише з текстом.

Висновок тут досить простий: Майже всі люди візуали і нехтувати графічним оформленням вашої презентації теж не варто 🙈

Давайте уявимо ситуацію: до вас звертається друг з проханням навчити його грати в шахи. Важко зробити це без графічного зображення фігур. Але ж, якщо візуалізувати всі фігури, намалювати шахову дошку, то все вдасться дуже легко. Ви зможете показати які фигури існують, наскільки цінна кожна з фігур, як вони ходять, які ситуації на полі бувають і навіть поясните що таке мат Легаля.

Виходячи з логіки ми бачимо, що важливими атрибутами візуалізації є:

Деталі Вони допоможуть нам правильно відображати необхідні терміни. Памʼятаєте, раніше ми говорили про види інформації в оповіді: хто / що / скільки / де / коли / як / чому. Так от для кожного виду інформації існує свій тип відображення.

Хто / Що відображається за допомогою Портрета
Скільки відображається за допомогою Діаграм
Де відображається за допомогою Карт
Коли відображається за допомогою Часової шкали
Як відображається за допомогою Блок-схем
Чому відображається за допомогою Рівностей

Стиль Як і будь-який дизайн, ваша презентація повинна бути консистентна. Ви можете використовувати фотографії, малюнки або ілюстрації. На ваш вибір.

Фотографії
Фотографії — це найпростіший метод візуалізації — їх легко найти на різних сайтах накшталт unsplash, pexels, shutterstock. Але їх проблема в тому, що оригінальні фото знайти дорого, вони будуть відволікати аудиторію, а головне — вам важко буде підтримувати консистентність презентації.
Графіка
Ілюстрації більш вдалий вибір — їх достатньо легко знайти на безкоштовних та платних стоках. Тут вам в нагоді стануть freepik та shutterstock. Але проблемами графіки є: відсутність консистентності, обмежений вибір класних сетів іллюстрацій.
Малюнки
Це найкращий варіант. Складність полягає в тому, що не кожен UX дизайнер вміє малювати, але завжди можна спробувати і отримати живу класну картинку, або ж попросити допомоги в UI дизайнера або ілюстратора. Тоді ваша презентація буде приємна, не відволікати від слів спікера та головне — малюнки не будуть виглядати штамповано та попсово. І при цьому малюнок буде передавати необхідну емоіцію.

Ідеальне зображення — це проста візуалізація вашої ідеї в легкій для сприйняття формі. Не більше і не менше!

Після того, як ви продумали план виступу, зробили прекрасну презентацію та знаєте що і кому розповідатимете, час готуватись до безпосередьно спічу.

💡 ПРАВИЛО 4: Не хвилюйтесь!

Для більшості з нас публічний виступ — це стрес, до якого нас життя не готувало. Тому боятись презентувати — це нормально.

За шкалою страху, спікерів можна поділити на 3 групи:

Ізі-пізі спікер
Ви не відчуваєте дискомфорту. Виступити публічно для вас так саме легко, як зробити собі чай. Більше того, під час ви навіть кайфуєте. Вітаю, в вас немає проблем, адже ви природжений спікер.
Тривожний
Ви почуваєтесь невпевнено коли треба доносити свою думку, долоні пітніють, але при цьому ваш мозок може справлятись зі стресом. Для таких людей найкращою порадою буде — ПЛАНУЙТЕ. Планування та проговорення всіх ситуацій наперед (що і чому може піти не так) зменшить ваш страх і ви почуватиметесь впевнено.
Панікер
Ви категорично не хочете виступати публічно. Під час виступу ваш мозок працює дуже погано, ви не контролюєте ситуацію і відчуваєте дискомфорт фізично. Це складна ситуація і щоб полегшити ваш стан, робіть драй-рани — навчіть себе виступати. Адже практика дозволить вам набити руку і ви плавно перейдете з категорії “Панікер” в категорію “Тривожний” і потім в “Ізі-пізі спікер”.

Дуже важливо собі періодично перед презентацією нагадувати, що ваша аудиторія — це ваші друзі, ваша команда, це люди що бажають вам добра і взагалі в вас одна ціль — зробити класний продукт. Ви пливете в одному човні, тож розхитувати її ніхто не буде. Тому не бійтесь і сміливо розповідайте.

А тепер кілька практичних порад для людей, кому публічні виступи даються важко:

Плануйте ваш виступ. Планування завжди знижує рівень тривоги.
Уявіть собі найгіршу ситуацію. Якщо ви можете змоделювати найгіршу ситуацію і знатимете як з неї виходити, то ви будете готові до цього. А якщо ця ситуація не відбудеться, то вам же буде краще.
Якщо вам важко опанувати свій страх — зізнайтесь в цьому на початку. Люди вас зрозуміють і будуть поблажливіші.
Якщо ви плануєте виступ оффлайн — прийдіть в локацію, перевірте там акустику, проектор, клікер, знайдіть комфортні місця на сцені (2–3 буде оптимально). Так ви будете вже знайомі з залом.
Якщо ваш виступ планується онлайн, перевірте ваш роутер, підключення, підготуйте мобільний телефон, щоб роздавати з нього інтернет в разі зникнення звʼязку, перевірте ZOOM або іншу платформу, в якій відбуватиметься мітинг.
Потренуйтесь перед презентацією. Вам буде значно легше, якщо ви проговорите презентацію зазделегідь.
Намагайтесь встановити зоровий контакт з аудиторією.
Дихайте. Не варто робити гіпервентиляцію, але глибоке дихання знизить ваш страх перед виступом.
Не тараторьте. Говоріть достатньо повільно, щоб ваша аудиторія встигала розуміти все, що ви розповідаєте.
Шуткуйте. Це зніме напругу в разі занадто довгого спіча, поверне аудиторію, якщо вона втомилась і просто підніме настрій. Але давайте будемо реалістами — зашкварні жарти відпускати не варто.

Сподіваюсь моя стаття допоможе зробити ваші презентації більш професійними, а вам відчувати менше страху під час та після презентації. Тож вдалих вам виступів і до нових зустрічей в рубриці #задротствозбородатим 😂❤️🇺🇦

В статті частково використані матеріали з книги Дена Роума “Говори та показуй”. Використання матеріалів письмово погоджено з видавництвом “Vivat” 09.05.2023.

ATTENTION
Більше цікавих статей ви можете почитати на моєму персональному Medium та на XD Community Medium.