Чому ваші колеги не схвалюють ваші макети? Пояснення політики офісу UX

Ми всі хочемо мати найкращий продукт, чи не так? Ну… ні!

Я не можу порахувати скільки разів я розумів, що це неправда. Роками я залишав зустрічі розчарованим або розгубленим. Чому люди, з якими я працюю, сповільнюють мене? Хіба задоволення користувачів не є першопричиною, чому ми створюємо наш продукт?

На жаль, не обов'язково. Чим більша компанія, тим складніше приймати рішення, особливо в середовищах, де прибуток не є основним фактором. Урядові організації, наприклад.

Багато великих компаній мають власні команди розробників. Ці команди працюють над системами, які гарантують, що компанія може працювати. Внутрішні процеси, ланцюг постачання, адміністрування тощо. Розуміння користувачами, продажі, онлайн-огляди чи UX загалом у цьому контексті не настільки важливі. Працівники зазвичай зобов’язані використовувати ці системи, то навіщо оптимізувати?

Робота в такому контексті може бути складною для дизайнера.

Ви можете допомогти компанії, заощадивши багато витрат. Ви зменшуєте адміністративні помилки. Ви зменшуєте час, необхідний для обробки рахунку. Ви зменшуєте когнітивне навантаження для всіх співробітників. Усі роботи вражаючі, але наскільки вони насправді цінуються?

Офісна політика є важливим чинником вашого успіху. Але наскільки організаційна культура готова до стратегічного проектування? Давайте розглянемо кілька прикладів, щоб проілюструвати наші проблеми.

1 — Оцінки та просування

Як ваша компанія оцінює та рекламує? Чи отримуєте ви винагороду за успіх свого продукту? Чи використовуються жорсткі показники? Можливо, ні. У традиційному середовищі керівники, ймовірно, оцінюють вашу ефективність на інтуїтивному рівні. Це потенційно не впливає на ваш дизайн. Однак це може не стосуватися людей, які співпрацюють над вашим дизайном.

Якщо оцінки ефективності, можливо, ненавмисно, засновані на анекдотах, то жорсткі показники не враховуються. Це означає, що ми можемо захотіти догодити нашому керівнику, який отримує накази з вищого рівня. Ми можемо бути змушені підтримувати нереалістичні ідеї, які походять від вищого керівництва. Логічна функція може бути відкладена, оскільки інша функція, запитана кимось важливим, повинна бути виконана в першу чергу.

Чи це раціонально? Ні, абсолютно ні. Ваша команда ретельно працювала над стратегією. Тепер це підривається керівником, який може не розуміти ширшої картини. Або не ознайомився з вашим детальним дослідженням користувачів.

У вас немає іншого вибору, окрім як працювати над завданнями, які дає вам керівник. Тому що підвищення зарплати у наступному році для всіх членів вашої команди під загрозою.

Як з цим боротися?

Дайте своєму начальнику чітке розуміння того, чого ви намагаєтеся досягти

Наші класичні семінари з дизайну, зосереджені на користувачах і зацікавлених сторонах, можуть допомогти нам триматися на правильному шляху. Треба максимально залучати керівництво. Це дасть їм зрозуміти, чому ми розробляємо певні речі. Можливо, навіть більш важливо, це також підвищить довіру.

Наші семінари також дадуть нашим керівникам мотивацію не виконувати вимоги, які надходять від їх керівників.

Том Грівер написав у своїй книзі «Артикуляція дизайнерських рішень»

Наша роль також полягає в тому, щоб зацікавлені сторони мали те, що їм потрібно, щоб представляти нашу роботу іншим людям. Ми також повинні дати їм інструменти та словниковий запас, щоб досягти успіху в цих розмовах.

Дайте своєму начальнику якомога більше боєприпасів і обізнаності, щоб захистити бачення вашої команди.

Якщо ви отримуєте «вимоги», спробуйте зрозуміти мотивацію, що стоїть за ними. Хтось може сказати «запровадити спосіб оплати X». Але чому? Яка вартість бізнесу? Можливо, причина цього полягає лише в тому, що запитувач хоче догодити політичним зв’язкам. Ділова цінність для покупця може полягати в тому, щоб мати з кимось більш стабільні стосунки, а не кращий UX. Це також може бути цінним. Це просто політична цінність.

Іноді неминуче вносити деякі корективи в наші проекти. Іноді один крок назад швидко призведе до двох кроків вперед, оскільки ви матимете більше політичних важелів.

2 — Бажання впливати

Деякі зацікавлені сторони наполегливо працювали, щоб отримати певну роль у своїй організації. Після багатьох років страждань вони стали лідом X, хедом Y або чіфом Z. Представляти підрозділ, який вони очолюють, тепер є їхньою метою. Вони повинні довести свою цінність і показати досягнення.

Ваш дизайн-проект може стати для них платформою для цього.

Ви працюєте над домашньою сторінкою своєї компанії. Керівник відділу маркетингу хоче форму підписки на розсилку, керівник відділу кадрів — блок вакансій, керівник відділу комунікацій — розділ новин тощо. Результатом є невпорядкований дизайн з купою компромісів. Кожен хоче отримати шматок пирога домашньої сторінки або дашборда.

Як з цим боротися?

Створюйте альянси, перш ніж презентувати свої проекти

Дешевим підходом було б залишити кілька очевидних недоліків у ваших проектах. Ваші зацікавлені сторони вкажуть на ці недоліки. Ви можете представити свої нові проекти на основі їхніх вхідних даних. Вони будуть раді, що їхні коментарі були враховані. Вони матимуть відчуття впливу.

Було б чесніше розробити найкраще рішення з самого початку, але іноді вам може знадобитися повернутися до останнього засобу.

Кращим підходом було б створення альянсів. Зробіть це перед тим, як прийти на зустріч, де ви презентуєте свою роботу. Знайдіть людей, які захищатимуть ваш дизайн. Вони зможуть допомогти вплинути на все приміщення. Ще одна цитата з “Articulating Design Decisions”

Ви хочете знайти коливання голосів, які створять більшість, або попросити інших людей бути готовими вам допомогти. […]

Змусити інших людей підтримати ваші рішення означає показати, що ви не самотні у своїх ідеях. Це демонструє, що в кімнаті є інші розумні люди, які погоджуються з вами (і які можуть мати більше капіталу у відносинах, ніж ви).

Нанесіть на карту своїх зацікавлених сторін, щоб добре зрозуміти політичні відносини, з якими ви маєте справу. Ви можете створити діаграми, щоб проаналізувати їхні зв’язки.

як Ерік Стефан Мур зазначає у своїй статті «Чи готові ви до офісної політики у віддаленій робочій силі?»

Почніть із візуалізації людей, яких стосується задача. Намалюйте ландшафт людей, які впливають або постраждають від конфлікту. Занотуйте їхні взаємозв’язки та те, чого б ви хотіли від них навчитися.

3 — Бажання бути найрозумнішим у кімнаті

Тепер ми знаємо, що колеги можуть захотіти справити враження на свого керівника. Ще однією проблемою, з якою вам доведеться мати справу, можуть бути безпосередні колеги, які хизуються один перед одним.

Ви, мабуть, знаєте, як проходять ці зустрічі. Коли хтось говорить, інша людина насправді не слухає, а лише готується сказати щось, що звучить розумно. Зустріч стає більше схожою на змагання з вокального армреслінгу альфа-бабуїнів. Всі діляться незалежними однорядковими фразами, але справжньої розмови немає.

Їхні розкуті коментарі не допомагають вам із проектами, які ви щойно представили. Насправді вони можуть дуже нашкодити. Зацікавлені сторони шукають елементи у ваших макетах, які вони можуть використати, щоб продемонструвати свої знання. Вони хочуть критикувати вас заради критики.

Як пояснює у статті Interaction Design Foundation:

На одній із моїх попередніх робіт ми витрачали в кімнатах для переговорів більше часу за полюванням на відьом, які полюють на відьом, ніж виконуючи справжню роботу. Будь-яке рішення, яке потрібно було прийняти, вимагало 10 різних підписів, і жоден із підписантів не був готовий поступитися ані дюймом, щоб співпрацювати з кимось іншим.

Як з цим боротися?

Дозвольте зацікавленим сторонам самостійно приймати рішення та віддайте їм належне за всі варіанти дизайну

Наші проекти не будуть схвалені, якщо ми хочемо взяти всі заслуги за нашу роботу. Ми повинні якомога більше звертати увагу на зацікавлені сторони. Бажано за всіма зацікавленими сторонами одночасно.

Демократизація дизайну через воркшопи – це спосіб не віддавати стратегію в руки однієї людини. Це призведе до кращого прийняття рішень, але також зменшить настрої «вони проти нас». Ми повинні спробувати зробити так, щоб «вони» (керівники, зацікавлені сторони тощо) стали частиною «нас».

Нехай воркшопи керують рішеннями.

Використовуйте вправи на "голосування крапками", щоб дозволити групі визначити напрямок. Майте на увазі, що всі ваші учасники мають різні мотиви.

Шеріл Платц розглядає це у своїй статті «Технології дизайну: краще голосування крапками»:

Ви просите кожного голосувати за свого фаворита? Якщо так... чи впевнені ви, що «фаворит» означає те саме для різних людей?

Після того, як ви попрацювали над напрямком, який вийшов з майстерні, вам потрібно представити свій повторний дизайн.

Пов’яжіть свій вибір із конкретними бажаннями зацікавлених сторін. Покажіть ким адресовані правки, які були розглянуті, навіть якщо вони трохи надумані. «На основі інформації Джо ми вирішили…»

Обов’язково повідомте, як максимально використано внесок зацікавлених сторін.

4 — Безпека праці

Якщо ви працюєте в компанії, у вас може виникнути завдання покращити адміністративні процеси, які виконуються вручну. Можливо, ці процеси все ще виконуються на папері. З підписами, внутрішньою поштою та паперовими архівами. Так, вони все ще існують. Або, можливо, майбутнє вашої компанії залежить від spreadsheet-4.82_new_NEWEST.xlsx.

У стартапах ви можете собі уявити, що працюєте над системою, яка автоматизує підтримку клієнтів. Ми могли б оптимізувати обробку найпоширеніших запитань користувачів. Або ми можемо автоматизувати потоки скасування підписки.

Коли ви починаєте це проектне завдання, ви, ймовірно, вже уявляєте плавні автоматизовані сценарії. Ваші ідеї можуть бути відносно легкими для створення. Ваші колеги-інженери можуть зробити це миттєво.

Однак автоматизація може означати, що деякі ваші колеги стануть непотрібні. Робочі місця будуть втрачені. Коли ви захочете провести з ними дослідження UX, вас не приймуть з розпростертими обіймами. Можливо, вони захочуть уникнути змін, над якими ви працюєте, щоб захистити свою роботу.

Ми не повинні недооцінювати вплив незахищеності роботи. Дослідження «Незабезпеченість роботи та здоров’я: дослідження 16 європейських країн» описує, як це може вплинути на наше життя:

Наявність незахищеної роботи пов’язана з підвищеним ризиком погіршення здоров’я в більшості країн, включених до аналізу. Враховуючи те, що незахищеність роботи може зростати в міру глобалізації ринку праці, уряди та профспілки повинні звернути увагу на незахищеність роботи та її наслідки для здоров’я населення.

Як з цим боротися?

Не ставте себе на роль HR або керівництва. Верифікуйтеся перед початком дослідження.

Почнемо з основ: спілкування. Чи знають люди, з якими ви спілкуєтесь, усе про вашу роботу та її наслідки? Вас не слід відправляти без того, щоб вони дізналися все, що вони повинні знати.

Зверніться до керівників. Переконайтеся, що ваші користувачі обізнані. Не сприймайте як належне те, що всі поінформовані, оскільки спілкуванням, на жаль, часто нехтують. Ви не хочете бути вісником поганих новин. Це робота HR або їх прямих керівників.

Поінформуйте себе також.

Дізнайтеся, яка структура контракту ваших користувачів. Чи справді вони втратять роботу чи перейдуть на щось інше? Якщо їх замінять, як це вирішити? Переконайтеся, що вони морально готові говорити з вами.

Якщо вони залишаться в компанії, поясніть, наскільки їхній досвід є важливим для роботи нової функціональності. Це буде чудова можливість. Дайте їм можливість бути архітектором нової функції (див. наступний розділ: репутація).

5 — Репутація

Легасі системи. Брудне слово для багатьох. Але не для всіх. Деякі люди створили ці системи і можуть пишатися ними. Це правильно.

У 90-х світ був іншим. Я не кажу, що це старі добрі часи. Вони були більше схожі на складні старі часи. Деякі світлі уми запровадили системи, які оцифрували наш світ. Деякі з цих систем досі використовуються щодня. Це лише показує, наскільки добре були розроблені ці системи.

Очевидно, що ці системи зараз не є оптимальними для використання та покладаються на старовинні технології та код, який з часом став безладним. Система все ще виконує свою роботу, але можуть знадобитися зміни.

Навіть досить сучасні системи можна вважати застарілими. Справа в тому, що більшість компаній покладаються на програмне забезпечення, яке не відповідає наймоднішим шаблонам інтерфейсу та коду.

Фахівці, які встановлюють ці надійні системи, можуть носити це як медаль пошани. Цілком можливо, що вони самі розробили інтерфейс або що вони написали кодову базу, коли дехто з вас навіть не народився. Редизайн їхньої системи означає позбавлення частини їхньої ідентичності.

Ми можемо думати, що застарілі системи нудні та старі, але «Як професіонали сприймають застарілі системи та модернізацію програмного забезпечення?», дослідження, проведене вченими з Університету Утрехта, демонструє іншу точку зору:

…доказ того, що легасі системи не обов’язково є болотом, а є критично важливими для бізнесу, надійними та перевіреними системами, які ефективно виконують повсякденну діяльність організацій. Такі сприйняті переваги застарілих систем є факторами, які зберігають їх життя в галузі.

Старше покоління може пишатися своїми досягненнями.

Як з цим боротися?

Надайте оригінальним творцям застарілих систем якомога більше впливу та визнання.

Ми повинні активно залучати архітекторів до процесу проектування. З першого кроку. Ми зустрінемо певний опір. Тим не менш, коли старі інженери зрозуміють, що вони можуть бути частиною сучасного майбутнього, ми зможемо їх залучити.

Надаючи їм контрольований контроль над майбутньою формою системи, ми можемо допомогти їм зберегти свою ідентичність. Залежно від того, як налаштована ваша організація, ми можемо надати їм право власності на систему. Можливо, вони можуть отримати нову роль, яка зробить їх відповідальними за частину нової системи.

Спирайтеся на їхній досвід. Не нехтуйте цим. Їм є що запропонувати і багато чого втратити.

6 — Страх змін

Ви, як дизайнер, мабуть, маєте гарне уявне мислення. Хтось, хто хоче бачити, як світ зміниться сьогодні, ніж завтра. Але не всім зміни даються легко.

Більшість із нас любить свої звички. Невелика зміна може зірвати всю нашу рутину. Так, відповідь«ми завжди робили це так», може розчарувати. Але за цим можуть стояти глибокі емоції. Страх змін реальний. Те, що не можна недооцінювати.

Як дизайнери, ми добре усвідомлюємо, що змінивши щось в інтерфейсі, ми можемо вплинути на повний шлях користувача. Це усвідомлюють і наші колеги, клієнти та користувачі, які не схильні до ризику. Страх перед невідомим може зробити їх дуже незручними. Це означає, що дизайн вимагає пристойного управління змінами. Ви хотіли б запланувати додатковий час, щоб допомогти вашим зацікавленим сторонам звикнути до нових ідей.

Керування змінами може знадобитися для простої зміни в процесі реєстрації, яка вплине на команду підтримки. Це ще актуальніше, коли ви змінюєте внутрішню систему, яка повністю змінює спосіб організації компанії.

Як з цим боротися?

Допоможіть зацікавленим сторонам звикнути до нової норми.

Єдине, чого ви хочете уникнути будь-якою ціною, це момент «тадаааах» Стіва Джобса. Не перевантажуйте нікого різкими знайомствами з новою реальністю. Ви також не захочете поставити зацікавлених сторін у ситуацію, коли вони подумають: «Чому ви мене не запитали?»

Візьміть їх із собою в подорож змін. Залучайте їх до кожного кроку. Дайте їм можливість висловити свої бажання чи поточні болючі точки. Візьміть у них інтерв'ю. Організуйте карти подорожі, куди вони можуть додати свої дані.

Емі Блекберн описує це у своїй статті «П’ять кроків до зменшення страху перед змінами на роботі»

Вести розмову про зміни на роботі безглуздо, якщо ви не маєте наміру насправді слухати те, що має сказати ваша команда. Внесок працівників може вплинути на робочий процес вашої компанії та позитивно вплинути на продуктивність працівників і задоволеність клієнтів.

Не залучайте зацікавлених сторін лише до процесу відкриття. Поділіться своїми макетами. Поверніться до них, щоб показати, що ви врахували їхні думки.

Висновок

Я знаю, що зміст цієї статті може звучати дуже лякаюче. Я не маю на меті вас налякати, я хочу вас підготувати. Ви повинні пам’ятати про всі негласні аспекти отримання схвалення ваших проектів.

Ви бачите, що більшість ситуацій вимагають подібного підходу.

Не намагайтеся бути героєм. Як дизайнер, ви фасилітатор. Ви повинні вкласти зацікавленим сторонам ідею, що вони створили вашу роботу. Залучайте їх до кожного кроку вашого процесу. Віддавайте їм якомога більше заслуг.

Звичайно, пропозиції, які я пропоную, це лише деякі з багатьох. Кожна група людей потребує унікального шляху. Нам потрібні наші соціальні антени. Нам потрібно відчути, що відчувають люди, що їм потрібно в конкретний момент і як ми можемо їм допомогти.

Як дизайнери, ми керуємо людьми та керуємо змінами. Наша робота має великий вплив на всіх, хто бере участь. Очевидно, ми впливаємо на кінцевих користувачів нашого продукту. Але ми також маємо справу з усіма, хто підтримує продукт. Інженери, люди з питань і відповідей, маркетинг тощо. Якщо ви хочете бути успішним дизайнером, ви повинні бути здатними на набагато більше, ніж бути найкращим художником Figma.

Джерела

• Articulating Design Decisions, O'Reilly Media, Inc.

• Чи готові ви до офісної політики у віддаленій робочій силі?

  Ерік Стефан Мур

• Політика офісу заважає вашій роботі UX? Ось як досягти успіху, Interaction Design Foundation

• Методи проектування: краще голосування крапкою, Шеріл Платц

• Незабезпеченість роботи та здоров’я: дослідження 16 європейських країн, соціальні науки та медицина

• Як професіонали сприймають застарілі системи та модернізацію програмного забезпечення? Асоціація обчислювальної техніки

• П’ять кроків до зменшення страху перед змінами на роботі, тенденції малого бізнесу

• Корпоративний BS Generator - Щоб згенерувати рядок у мультфільмі в розділі 3

• Midjourney (комерційна ліцензія) і Photoshop для всіх зображень

Переклад uxdesign.cc