Как провести мозговой штурм с новой удаленной командой

Что сделала наша команда дизайнеров для совместной работы, не выходя из дома

На этой неделе команда IDAGIO официально начала работать удаленно. Кроме того, я должна была лично провести сеансы мозгового штурма с людьми, которые обычно этим не занимаются.

Я поговорила с командой дизайнеров за день до первой сессии и спросила: «Мы можем это сделать? Это будет неловко?» Ответом на оба вопроса было громкое «Да!».

Мы сделали это. Потом мы сделали это снова и снова. У нас получилось. Мы проводим мозговой штурм дистанционно и собираем идеи, как будто находимся в одной комнате.

Если ваша команда плохо знакома с удаленной работой, мозговым штурмом или тем и другим, ниже для вас представлена пара советов.

Примечание. В приведенных ниже примерах мы использовали Google Hangouts, Slack и Miro (бесплатно).

Слова для описания (удаленной) работы: Планирование, общение и, прежде всего, адаптация.

1. Запишите

Если вы во время совещания собираетесь сказать что-то, что люди должны запомнить: запишите это.

• Запишите инструкции для мозгового штурма. Вы можете объяснить посредством аудио, но связь лагает, слоги и предложения теряются. Запись инструкций дает людям уверенность, что они все поняли, и могут ссылаться на это во время своей деятельности. Совет для профессионалов: если вы выполняете несколько действий и не хотите, чтобы люди видели все сразу, нарисуйте прямоугольник поверх записи, а затем удалите его, чтобы показать инструкции.
• Делитесь информацией, на которую люди должны ссылаться во время своей деятельности. Люди часто используют информацию в качестве отправной точки для упражнения, убедитесь, что у вас она есть. В качестве примера я записываю цель занятия на нашей доске Miro и помещаю сводку результатов исследований в слайд-колоду или прямо на доску. Если можете, поделитесь ссылками на доски и документы заранее.
• Не забудьте сделать их инклюзивными. Выберите инструменты, которые имеют функцию субтитров, чтобы каждый мог следить за беседой. Субтитры помогают всем: людям с нарушениями слуха, тем, кто общается на не родном языке, и тем, у кого плохое Интернет-соединение.

Инструкции записаны на доске, чтобы каждый мог на них ссылаться. Слои заблокированы, чтобы предотвратить случайное перемещение или удаление

2. Используйте разминку, чтобы обучить коллег новым инструментам

Когда вы впервые переходите на удаленную работу, люди учатся по-новому использовать приложения. Разминка дает вашей команде возможность разобраться без лишнего давления, чтобы они могли привыкнуть к управлению и поведению при использовании нового инструмента.

Вот что мы сделали, чтобы начать использовать Miro:

1. Прежде чем люди откроют доску, создайте заметку для каждого человека с его именем на ней.
2. Когда люди открывают доску: «Найдите заметку с вашим именем на ней». (Обучение: навигация по доске)
3. «Нажмите на заметку и перетащите ее в место, где вы можете работать». (Обучение: как двигать вещи, чтобы вы могли видеть работу друг друга)
4. «Дважды кликните по заметке, чтобы печатать в ней. Напечатайте в ней о повседневных задачах». (Обучение: как печатать в заметке)
5. «Сделайте копию заметки, зажав ALT и перетаскивая ее мышью или используя клавиши Command-C и -V». (Обучение: как сделать несколько заметок, как сделать копию заметки)
6. «Как все с этим справляются? У кого-нибудь есть вопросы?» Перепроверьте, чтобы каждый смог успешно выполнить задания.
7. «Вот упражнение: у вас есть 2 минуты, чтобы подумать о том, сколько вариантов использования у вашего объекта».
8. Через 2 минуты «Мы поделимся нашими любимыми вариантами. Я буду называть вас по имени, и вы поделитесь с группой». (Обучение: включение / выключение микрофона при использовании нескольких инструментов).

Это 5-минутное упражнение научило всех в команде использовать Miro, не испытывая при этом давления от мозгового штурма.

Стартовые заметки на доске для приветствия всех участников мозгового штурма. (Имена членов команды на картинке являются вымышленными)

3. Будьте гибким

Каждый из нас знает, что невозможно в одночасье начать мыслить творчески, только потому, что политика изменилась. Переход на новый способ работы означает, что будут заминки, но вы можете предвидеть и предотвратить многие из них.

• Дайте людям свободу мозгового штурма в удобном для них инструменте (физическом или цифровом), и планируйте объединять их в едином инструменте (например, Miro), когда упражнение переходит к групповому обсуждению.
• Ожидайте, что придется использовать несколько инструментов, а иногда и совершить несколько звонков. Один инструмент вряд ли удовлетворит все ваши потребности, особенно при мозговом штурме. Вы можете переходить от одного приложения к другому и обратно. Вчера мы провели мозговой штурм в парах, в рамках группового звонка, и у одной пары возникла идея созвониться еще раз, только вдвоем.
• Некоторые вещи займут больше времени, чем ожидалось. Поскольку люди изучают новый способ работы и перемещения между инструментами, некоторые действия могут занимать больше времени. Ближе к концу запланированного времени посмотрите, все ли двигают курсорами в совместной доске и спросите, нужно ли людям больше времени.

4. Помогайте, как лидер, которым вы и являетесь

Очень важно регулярно напоминать о себе и выполнять функции модератора совещания, потому что, когда камеры выключены и у всех отключен микрофон, вы не сможете получить представление о комнате. Тишина еще никогда не была такой тихой.

• Объясните всё, но не спешите. Поскольку вы, вероятно, не можете видеть всех, вы не можете сказать, все ли успевают за ходом вашей мысли. Представьте информацию в разделах, затем сделайте паузу для вопросов.
• Спросите, есть ли у людей вопросы. Не сидите молча. Люди не знают, прервалась ли связь или вы что-то ищете. Когда вы задаете вопросы, делайте, по крайней мере, 5 секундные паузы. Людям может понадобиться время, чтобы включить звук, или они могут подождать, чтобы узнать, не хочет ли высказаться кто-то еще.

5. Попросите предоставить фидбек

Во время первой сессии – даже первых пяти сессий – будут неловкие моменты. Как и с любой другой деятельностью, мы проводим итерации. Размышляйте о совещаниях, самостоятельно и со своей командой. После совещания запросите фидбек в письменной форме, чтобы люди могли написать его, когда им будет удобно.

В этом примере, я использовала Slack, чтобы попросить фидбек

Мы все адаптируемся прямо сейчас. Когда мы проявляем терпение и поддержку друг к другу с помощью подобных переходов, наши команды сближаются, даже когда мы находимся далеко друг от друга.

Чтобы узнать больше идей, мнений и вопросов, подписывайтесь на @jengoertzen в Twitter.

---

Перевод статьи uxdesign.cc