Несколько недель назад во время вебинара по удаленной критике, я мельком коснулся рабочих процессов нашей команды дизайнеров, и впоследствии выложил слайды в сообществе Figma. С тех пор я получил несколько сообщений с просьбой публиковать больше подобного контента, поэтому решил, что стоит подробнее рассказать, как работает наша команда.
Исторически мы писали о найме и критике, но не говорили о рабочем процессе команды дизайнеров. Итак, давайте погрузимся в нашу повседневную жизнь: встречи, ритуалы и все, что помогает нашей команде дизайнеров оставаться на связи и сохранять эффективность. Но сначала два уточнения:
- Речь пойдет о процессе «команды дизайнеров», а не о процессе «продуктовой команды». Если в вашей компании более одного дизайнера, вы неизбежно осознаете, что на самом деле являетесь частью, как минимум, двух культур одновременно. Вы являетесь членом «команды дизайнеров» (горизонтальная команда) и «команды продукта» (вертикальная), каждая из которых имеет свои собственные методы и мероприятия, позволяющие сблизить команду, и добиться ее целей. Горизонтальная команда помогает вам поддерживать согласованность всего продукта и высокую планку качества, повышая мастерство дизайна в компании. Вертикальная команда в конечном счете выпускает улучшения продукта и проводит экспертную оценку в определенных областях. Важно инвестировать в обе команды.
Баланс этих идентичностей часто меняется в зависимости от размера и уровня компании. Когда компания небольшая, команда дизайнеров объединяется, чтобы распределить рабочие нагрузки. По мере расширения, дизайнеры часто попадают в рабочие группы, ориентированные на конкретные области продукта. Как компания среднего уровня с 10 продуктовыми дизайнерами, мы начинаем замечать естественную напряженность между этими идентичностями. Наши дизайнеры в основном внедряются в области продуктов, но иногда их больше одной, а иногда их вовсе нет. Некоторые дизайнеры (до пандемии Covid) сидят с другими дизайнерами, а некоторые – с разработчиками. Учитывая размеры нашей команды, мы призываем дизайнеров уделять больше внимания отношениям со своими продуктовыми командами и полагаться на процессы команды дизайнеров, чтобы справиться с остальным.
В этой статье рассматриваются эти процессы, но не обсуждается общий процесс продуктовой команды. Вы можете прочитать больше о наших процессах, специфичных для продукта, в этой статье о составлении дорожных карт от Yuhki, или в этом твите от Sho, или этой диаграмме, изображающей взаимоотношения продакт-менеджера и дизайнера в Figma.
- Да, сейчас период пандемии, и это довольно необычно. Невозможно игнорировать влияние Covid-19 на команды дизайнеров по всему миру. В трудные времена, подобные этим, важно дать друг другу свободное пространство. Например, во время нашего последнего совещания я сказал, что ожидаю значительного сбоя в работе (если обычно мы работаем на 100%, сейчас это может быть около 60%), и призвал всех взять выходные для обеспечения психического здоровья. Это время одиночества и изоляции. Но именно поэтому я считаю, что сотрудничество с коллегами – это привилегия, которую стоит принять. Здоровая командная работа может помочь сохранить чувство общности при отсутствии более органических социальных связей.
Мы просто пытаемся понять, как мы работаем и хотим поделиться выводами со всеми, кому это интересно. И хотя я пишу это в уникальный период – мы не можем выходить из дома, чтобы работать в офисе или даже встретиться выпить кофе – лишь несколько моментов в этой статье относятся исключительно к периоду пандемии или удаленной работе в целом. Большинство процессов, рассмотренных в этой статье относится к удаленным и очным командам, как в условиях пандемии, так и при нормальной жизни.
Во время Covid-19 vs. после Covid-19
С учетом всего вышесказанного я разбил статью на еженедельные процессы, ежемесячные и ежеквартальные ритуалы и выделил 8 советов по управлению вашей деятельностью. Вы можете сразу переходить к разделам, которые наиболее интересны или актуальны для вас.
Еженедельные процессы
Разминка
Кто: продуктовые дизайнеры, опционально Кристен (исследователь), и Тори (отвечает за бренд)
Что: Начать неделю вместе
Когда: каждый понедельник с 9:30 до 10:00 по тихоокеанскому времени
Зачем: облегчить рабочую неделю легким и веселым стартом
Каждый понедельник мы начинаем неделю вместе. Это 30-минутное совещание состоит из четырех частей:
Как прошел уик-энд (5-10 минут): каждый из нас дает краткий обзор того, чем занимался в выходные (если мы используем Zoom, один человек начинает, а в конце назначает, кто будет следующим). Мы соблюдаем традицию и каждый делимся своим досугом даже, если просто «остался дома», «пек хлеб», «играл в Animal Crossing», «играл с ребенком» или «смотрел запоем «Мир Дикого Запада». Это просто напоминает нам, что мы вместе. А также это позволяет начать неделю на позитивной ноте и погрузиться в работу.
Основные моменты (5 минут): Затем мы тратим пару минут, чтобы оценить предыдущую неделю. Мы просматриваем свои календари, чтобы вспомнить, как провели время. Затем собираем основные моменты в Notion doc, чтобы отпраздновать маленькие победы. Большие проекты требуют много времени на реализацию, поэтому важно найти способы выделения текущего прогресса, независимо от того, сделали ли вы прорыв в дизайне или получили отличный фидбек во время пользовательских исследований. Мы раздумывали сделать своего рода «MVP» недели для тех, у кого выдались особенно загруженная неделя, но идея не прижилась, поскольку не всегда есть очевидный кандидат.
Критика / график совещаний (5-10 минут): мы заранее планируем критический анализ и совещания команды, чтобы все знали, чего ожидать, и чтобы мы не тратили время на самих совещаниях, составляя повестку дня. Снова каждый высказывается по очереди (на этот раз в обратном порядке), и каждый решает, есть ли у него тема, которую он хотел бы критически разобрать в течение недели, и в какой день. Обычно есть два слота для критики: среда в 9:30 и пятница в 14:00 (подробнее об этом позже), но, если тем слишком много, мы добавляем слот в понедельник в 16:00 или предлагаем асинхронную критику в Slack. Если у кого-то нет темы, мы просим, чтобы он рассказал на чем будет сосредоточен на следующей неделе.
Объявления (5-10 минут): Наконец, я делаю объявления и рассказываю об обновлениях в масштабе всей компании, которые касаются команды дизайнеров. Это может быть информация о конференции пользователей Figma, новые политики компании, планы найма и продвижения кандидатов, или более тактические вещи, например, доклад Расмуса о последних изменениях в нашей дизайн-системе. Это скорее информация к сведению, чем дискуссия, и, если необходимо, мы добавляем это в повестку дня совещаний команды, проходящих по понедельникам в 16:00.
Совещание команды
Кто: продуктовые дизайнеры
Что: обсуждение коллективных обязанностей (если нет тем, совещание отменяется)
Когда: каждый понедельник с 16:00 до 17:00 по тихоокеанскому времени.
Зачем: чтобы создать пространство для командной дискуссии на регулярной основе
Во время этих встреч мы разбираем обязанности всей команды. Независимо от того, пересматриваем ли мы наши принципы проектирования, разбираем критику, проводим мозговой штурм по повышению качества продукта или пересматриваем предыдущий квартал, мы обычно отвечаем на более стратегические вопросы. Мы также обсуждаем насущные проблемы. Так, на недавнем совещании мы решали, что можем сделать, чтобы поддержать другие команды во время пандемии.
Темы совещания заранее запланированы во время разминки, а, если нет повестки дня, мы отменяем собрание. Мы отменяем совещание по крайней мере 1 раз в месяц или заменяем его критикой (если для критики было выбрано слишком много тем).
Не должно быть единоличной ответственности тимлида за продвижение этого процесса. В вашей команде, несомненно, есть вдумчивые, талантливые люди, которые могут помочь решить эти проблемы. Я считаю, что самые продуктивные и здоровые команды ощущают общую ответственность за улучшение деятельности коллектива. Большинство лучших идей НЕ исходили от меня. Нико предложил нам пересмотреть практику найма новых сотрудников, Дженни предложила лучшие шаблоны отчетов, а Марцин и Шана стали больше думать об обучении новых сотрудников. Совещания команды – прекрасное время для совместных обсуждений подобных улучшений.
Предупреждение: управлять обсуждениями в большой команде может быть сложной задачей. Вы должны избегать группового мышления и поощрять всех высказывать свое мнение. Прежде всего, подумайте о том, как вести дискуссию, чтобы она ощущалась безопасной. Подумайте о том, как уложить во временные рамки сложные темы и получить фидбек от каждого участника совещания. Вы также можете выполнять письменные упражнения с заметками (физически или в цифровом виде в Figma) и разбить их на более мелкие группы, которые для некоторых могут показаться более привлекательными.
Критика
Кто: дизайнеры, вице-президент по продукту и любые гости, которых приглашает докладчик (например, его руководитель, ведущий разработчик, исследователь)
Что: обзор двух тем (по 30 минут каждая) за сеанс критики
Когда: каждую среду с 9:30 до 10:30 по тихоокеанскому времени (для Европы) и в пятницу с 2:00 до 15:00 по тихоокеанскому времени.
Зачем: чтобы продвигать проекты, помогать тем, кто застрял, и делиться контекстом с командой
Критика намеренно отличается от официальных обзоров продукта. Она не о принятии важных для продукта решений или определении дорожных карт продукта. Скорее, она предназначена для использования коллективных навыков и знаний команды дизайнеров, чтобы повысить качество работы всей команды, стимулировать согласованность продукта, обмениваться контекстом, и помочь дизайнерам, работающим над сложными проектами. Мы хотим, чтобы они чувствовали мотивацию. Сеансы критики должны быть веселыми.
Поскольку команда продолжает расти, нам, вероятно, придется пересмотреть частоту и размер сеансов критики, чтобы мы не чувствовали себя стесненными в небольших конференц-залах. Тем не менее, после того, как мы полностью погрузились в ритм работы в Zoom, мы поняли, что количество посетителей – это не проблема.
Если вы хотите узнать больше о том, как мы проводим сеансы критики, я подробно расписал наш процесс критики в этой статье. Там вы найдете подробный разбор шести различных форм критики.
Перезарядка (передышка, охлаждение)
Кто: продуктовые дизайнеры
Что: завершение недели
Когда: каждую пятницу с 15:00 до 16:00 по тихоокеанскому времени.
Зачем: расслабиться
Как сказал Исаак Ньютон: «То, что нагревается, должно охлаждаться». Или это не он сказал. Но кто-то, точно, это сказал.
Наряду с разминкой, перезарядка дает возможность расслабиться и выйти из рабочего процесса. Помимо подведения итогов недели, мы можем собраться вместе и повеселиться командой. В основном перезарядка делится на следующие три категории:
Игры: Мы играем в игры или создаем что-то вместе. Недавно, например, мы вместе сделали настольную игру Figma, рисовали портреты друг друга, играли в бинго с запросами функций, рисовали вывески для офиса, и делали альтернативы аватарам по умолчанию.
Чат: мы уделяем время размышлениям о прошедших неделях и спрашиваем друг друга «как ты себя чувствуешь?» Этот вопрос редко задают в командах, но он позволяет понять, что нормально уставать, смущаться или грустить. Особенно сейчас полезно подумать о том, как все приспосабливаются к новым реалиям, находясь в изоляции.
Учеба: мы учим друг друга чему-то новому, критикуем или исследуем конкурентоспособный продукт (как только проведем время вместе, играя в Drama), или приглашаем докладчиков. По общему признанию, мы проводим не так много подобных активностей, возможно, потому что вся компания совмещает по четвергам ланч и обучение, охватывая самые разнообразные темы. Тем не менее, мы хотели бы продолжить думать об уникальных возможностях обучения для нашей команды.
Ланч и кофе
Когда вы работаете в офисе, многое из этого происходит органически. В эти дни мы планируем дополнительный утренний кофе каждый день в 9:00, чтобы люди могли послушать музыку и настроиться на работу. Это помогает поддерживать некоторое подобие нормальности, когда есть возможность просто тусоваться. Темы разговоров варьировались от выбора новых очков для Марцин до восхищения обширной коллекцией кофейных чашек Хизер или мы просто наслаждались утренним джазовым плейлистом Spotify.
Всякий раз, когда к нашей команде присоединяется новый сотрудник, мы угощаем его ланчем в SFMOMA, который расположен всего в одном квартале от нашего офиса. Мы надеемся возобновить традицию позже, когда все вернется на круги своя.
Ежемесячные и ежеквартальные ритуалы
Проектируем вместе (Design All Hands)
Кто: вся команда дизайнеров
Что: возможность послушать мнение кросс-функциональных коллег
Когда: ежемесячно
Зачем: поделиться кто над чем работает
В Figma много других дизайнеров, помимо команды продуктовых дизайнеров. Например, у нас есть три бренд-дизайнера, три исследователя, два моушен-дизайнера и четыре адвоката дизайна – и почти все наши команды продолжают расти. В прошлом году мы поняли, что нужно больше возможностей для кросс-функционального сотрудничества, поэтому Тори (креативный директор), Мика (бренд-продюсер) и я начали организовывать ежемесячные «all hands» собрания, чтобы все могли поделится кто над чем работает.
Этот формат простой и очень наглядный. За несколько дней до собрания мы высылаем файл Figma, и каждый участник получает слайд со своим именем, чтобы заполнить его основными результатами работы за последний месяц. Во время встречи у каждого есть 1-2 минуты, чтобы представить свой слайд. Если присутствуют все 22 дизайнера, то это занимает большую часть часового собрания. В оставшееся время мы либо занимаемся какой-то социальной деятельностью, либо углубляемся в проект (например, когда Тори просматривала последнее обновление руководящих принципов бренда). Пока у нас было всего несколько подобных собраний, но это определенно интересный способ собраться вместе.
Выездные мероприятия
Кто: команда дизайнеров продукта
Что: полный день планирования и мероприятий вне офиса
Когда: два раза в год, небольшое мероприятие в мае и большое в сентябре
Зачем: учиться, наладить общение и провести мозговой штурм
Выездные мероприятия отличаются от более частых социальных мероприятий, которые мы проводим, и требуют довольно много планирования. Для нас это шанс собраться вместе и провести мозговой штурм, чтобы определить будущее Figma, направления развития нашей команды, и рассмотреть текущее положение дел компании. Чтобы спланировать их, мы заранее рассылаем этот опрос. С его помощью мы собираем темы, интересы и логистическую информацию.
Небольшое мероприятие: это может выглядеть, как половина дня проведенная за пределами уютного конференц-зала. Совсем недавно, мы только начали планировать мероприятия на июнь. (Мы ищем советы о том, как организовывать выездные мероприятия, поэтому, пожалуйста, напишите мне, если у вас есть идеи на этот счет). Как правило, цели у небольшого и большого мероприятия схожи, только немного сжаты по срокам. Это как смесь расширенного «совещания команды» и «перезарядки», во время которой мы хотим немного помечтать, лучше узнать друг друга и понять, как идут дела.
Большое мероприятие: первый раз в 2018 году мы отправились на пароме до мыса Кавалло, к северу от Сан-Франциско. После завтрака у нас был целый день мероприятий. Одна из традиций, которую мы тогда начали (и с тех пор продолжаем) – это поделиться работой, за которую стыдно, и которую вы сделали, когда только начинали работать дизайнером. Начиная день с того, над чем мы все вместе можем посмеяться, мы напоминаем себе, что «ошибаться – это нормально», одновременно оценивая достигнутый нами рост.
В 2019 году мы нашли прекрасный дом в Пресидио-Хайтс в Сан-Франциско, чтобы проводить дневные мероприятия, и завершили день запоминающейся пешей экскурсией по окрестностям. По мере роста нашей команды, стало важным рассмотреть возможность разделения сессий на более мелкие рабочие группы. Это гарантирует, что у каждого будет возможность эффективно участвовать в мероприятиях.
Одним из результатов подобных выездных сессий является определение наиболее важных областей Figma, над которыми нужно работать, с точки зрения команды продуктовых дизайнеров. После того, как мы определили эти области, мы продолжаем уточнять их в тесном сотрудничестве с нашими партнерами по продукту и разработке.
Дизайн образование
Миссия Figma – сделать дизайн доступным для всех, и мы хотим видеть это как внутри компании, так и за ее пределами. Каждый новый сотрудник получает копию книги «Дизайн привычных вещей», и проходит семинар «Design 101 Workshop», который я провожу совместно с Тори.
Любой сотрудник компании, работающий вне сферы дизайна, посещает хотя бы один сеанс критики (используя это руководство) в качестве пассивного наблюдателя, просто чтобы узнать больше о том, как работают дизайнеры. Мы также предлагаем тренинги по визуальному дизайну, и часто создаем образовательные постеры, которые можно развесить по всему офису, чтобы напомнить людям о ключевых терминах и концепциях.
Праздники
Нам нравится отмечать дни рождения и уникальным образом совместно работать в команде. Однажды, к Дню рождения Марцина мы сделали кастомную клавиатуру, а на годовщину Нико устроили флеш-моб, изготовили уникальные кофейные кружки для Хизер и цифровую анимированную открытку к ее дню рождения, а я получил сделанные вручную карточки игры Magic: The Gathering. Это важные моменты, демонстрирующие, что мы здесь, чтобы поддерживать друг друга. Кроме того, это весело и незабываемо. Эти праздники присущи всей корпоративной культуре Figma – многие команды даже создают цифровые открытки в Figma. Я рекомендую проводить подобные мероприятия, чтобы помочь построить сообщество и побороть негативные предубеждения.
Советы по управлению активностью вашей команды
Все перечисленные выше действия являются процессами, которые мы создали исходя из текущего размера, организации и культуры нашей команды и компании в целом. Вместо того, чтобы просто копировать эти советы, я призываю вас рассмотреть уникальные потребности вашей команды и разработать набор норм и процессов, основанных на этих потребностях.
Если вы хотите обновить работу вашей команды дизайнеров, вот с чего следует начать:
- Определите существующие пробелы: подумайте о том, что в настоящее время нуждается в улучшении, и позаботьтесь о решении этой проблемы. Качество не совсем на высоте? Подумайте о критике, как способе последовательного укрепления здорового функционирования команды. Команда не очень ладит? Попробуйте чаще проводить социальные встречи для укрепления связей. Не хватает мотивации? Запланируйте выезд, чтобы усилить интерес к будущему компании.
- Размышляйте о культуре: Есть много вещей, которые делают вашу команду уникальной, и важно четко определить их. Определите эти специфические черты, подумайте о культуре, которую вы хотите создать, и запишите, на что люди положительно отреагировали в прошлом. Один из способов – спросить команду, как они описывают компанию или команду другим людям. После того, как вы определите, что делает вашу команду уникальной, можете найти способы воплотить это в своих процессах. Взгляните на эту серию фотографийЛинды. Или этот твит Линды о мероприятии команды дизайнеров HelpScout. Даже не зная этих команд, вы можете сказать, что они полны юмора и жизни. Не уверены, что находится в культурном центре вашей команды? Попробуйте культурные наборы от Dropbox в качестве отправной точки и прочитайте их руководство по созданию творческой культуры. Или просто спросите коллег.
- Используйте команду: в некоторых командах может быть выделенный продюсер или помощник по разработке. Поскольку мы этого не делаем, я полагаюсь на свою команду, которая будет определять и внедрять процессы вместе со мной. Это часто дает лучшие результаты, так как люди чувствуют, что вносят свою лепту. Если кто-то в вашей команде искал больше возможностей для лидерства, дайте ему возможность для критики. Или подумайте о смене организатора совещания каждый квартал, чтобы совещания всегда проходили свежо и по-новому. Старайтесь не слишком сильно держаться за свои собственные идеи; большинство этих встреч служат команде, поэтому важно, чтобы они были в них вовлечены.
- Создайте процедуру: если вы обнаружите, что вам необходимо запланировать ряд специальных совещаний, возможно, есть способ упростить и централизовать обсуждение в виде еженедельных шаблонов. Люди устают, когда не могут предсказать с каким типом совещания столкнутся завтра. Еженедельная последовательность создает рутину и позволяет избежать психической напряженности. Также вы можете дать названия разным видам совещаний (как наши «разминки» и «перезарядки»), чтобы сделать цель более ясной и запоминающейся.
- Помните о времени: подумайте о том, где люди находятся в данный день или неделю. Критика слишком сложна в конце дня в пятницу, потому что люди устали и готовятся к выходным. Ее также сложно проводить в понедельник в начале дня, потому что может понадобиться время, чтобы приступить к работе после выходных. Также могут быть принудительные ограничения, например, если вы управляете командой, разделённой разными часовыми поясами. В некоторых случаях, особенно, когда мы впервые устанавливали график совещаний, приходилось просить людей менять личный график, чтобы освободить место для этих встреч.
- Относитесь к изменениям, как к эксперименту: Сначала новые процессы и изменения могут быть пугающими. Чтобы подготовить команду, сформулируйте новые процессы, как «эксперименты» и намеренно проверьте их вместе, чтобы увидеть, работают ли предложенные изменения или нет. Одним из примеров этого являются (до COVID) споры о том, должны ли мы сидеть вместе, как команда, или сидеть ближе к нашим разработчикам. Это была сложная тема с множеством зависимостей, но, позволив команде экспериментировать с обоими вариантам, мы нашли оптимальное решение.
- Управление «очередью»: Мы сохраняем список очередности совещаний в Notion, мы используем его для ряда вещей, например, поддержание групповых собраний и идей перезарядки для будущих встреч, отслеживания гостей на сеансах критики и ротации заметок. Люди могут открыть очередь в любой момент в течение недели. Мы планируем ее с помощью наших утренних разминок в понедельник. Хранение всех планов в одном месте снижает вероятность того, что мы забудем о каком-то виде деятельности.
- Пригласите остальную часть вашей компании (в случае необходимости): поскольку мы работаем над инструментом дизайна, основанным на совместной работе – обучение большего числа людей дизайну напрямую связано с нашим бизнесом. Тем не менее, приглашая других на сеансы критики в качестве гостей, вы можете вызвать у гостей эмпатию к сложности, которая возникает при проектировании продуктов. Это также поможет избежать чрезмерной изоляции вашей команды дизайнеров от остальной части компании и найти баланс между компромиссной культурой команды дизайнеров и культурой команды продукта, упомянутой в начале этой статьи.
-
Наша команда ни в коем случае не совершенна. Мы по-прежнему боремся за то, чтобы критика оставалась эффективной, проводя регулярные и продуктивные встречи по понедельникам и просто собираясь выпить кофе. Кроме того, думаю, что есть естественная усталость, сопровождающая подобные ритуалы, и нам нужно учиться время от времени миксовать виды деятельности, чтобы люди оставались вовлеченными.
Я хотел рассказать о том, как мы работаем, в надежде, что это поможет другим командам. Неважно хочет ли ваша команда изменить устаревший процесс или вы только начинаете вводить новую структуру. Поэтому нам бы очень хотелось услышать, что делает ваша команда дизайнеров! Пожалуйста, свяжитесь с нами или опубликуйте твит с хештегом #designteamprocess, чтобы начать разговор.
Перевод статьи figma.com
Топ коментарі (0)